Як користуватися факсом?

Якщо ви в процесі роботи вперше зіткнулися з факсом, то вам необхідно з ним якомога скоріше розібратися, щоб приступити до повноцінної праці на благо підприємства. У статті ми опишемо принцип роботи факсу, то, як їм правильно користуватися і які основні несправності факсу можна зустріти в повсякденних робочі будні.

Для чого потрібен факс?

Якщо говорити просто, то факс - це технічний пристрій, за допомогою якого можна приймати і отримувати документи на будь-якій відстані. При цьому в процесі його роботи приходить сканування документа, перетворення даних в електросигнали, їх зашифровка і відправка по каналах телефонного зв`язку. У момент прийому факс працює як модем і принтер - він розшифровує прийнятий сигнал і роздруковує документ на папері.

Як прийняти факс?

Щоб розібратися, як користуватися факсом, потрібно поетапно розібратися з прийомом і передачею документів. Почнемо з прийому. Скажемо відразу, що це зробити простіше простого. Приймати факси можна як в ручному, так і автоматичному режимі.

Ручний режим: ви знімаєте трубку, чуєте фразу «Прийміть факс», відповідаєте «Приймаю» і натискаєте на зелену кнопку. Залишається лише дочекатися повного виходу документа. Не забудьте відразу перевірити якість друку, читабельність тексту, після чого підтвердіть факт прийому і тільки потім кладіть трубку.

В автоматичному режимі ви налаштовуєте кількість дзвінків, після яких апарат почне сам приймати послання. Цей режим зручний для спеціально виділених факсів або для факсів-телефонів в відсутності співробітника, відповідального за прийом.

Як відправити документ по факсу?

Щоб правильно відправити факс, вам потрібно знати номер телефону абонента. Перед тим як почати дзвонити йому, потрібно заздалегідь підготуватися: вставити документ в приймач вниз текстом, переконатися, що він лежить рівно, без перекосів і набрати номер. Далі ви питаєте, чи готова людина прийняти факс від вас, і коли отримаєте позитивну відповідь, натисніть на кнопку «Факс / старт».

Після - запитайте у співрозмовника, чи прийшов факс, наскільки він читабельний, рівний. Тепер можна роз`єднуватися. У ряді випадків потрібно як при прийомі так і при передачі факсів говорити свої дані: «факс прийняв / факс відправив ...» і свої П.І.Б.

Якщо факс не приймає документи

Типові несправності в роботі факсу - це зажував папір, в рулоні закінчився папір, немає захоплення відправляється документа, з`являється частина чорний факс. Якщо не впевнені в своїх знання тонкощів виправлення цих неполадок, зверніться до більш знаючим людям за допомогою. Згодом ви всьому навчитеся самі, і робота з цим апаратом стане справжнім задоволенням.

Відео: мікродемонстрація "Факсимільне повідомлення"

Відео: Як відправити факс

Відео: У перший раз відправив факс / First time FAX